Az elmúlt hónapban volt szerencsém leülni beszélgetni a TTK HÖK elnökével, Troják Arnolddal. Beszélgetésünk tárgya nem más volt, mint a gólyatábor szervezése. Pontosan mi is kell egy ekkora szabású esemény létrehozásához? Az interjúban minden kiderül.
R: Milyen egy GT-szervezői csapat? Mi kell ahhoz, hogy valaki ebben részt tudjon venni, jól tudjon teljesíteni egy ilyen szervezői közegben? Milyen volt a kommunikáció? Voltak vele bajok a ti esetetekben?
A: Oké, kicsit távolabbról fogom megközelíteni ezt a kérdést. A szervezés folyamán az embereket tudjuk csoportosítani. Elsősorban vannak a gólyák, akikért szervezzük ezt az egész eseményt (idén 302 jött el a táborba). Vannak a mentorok, ők 45-en voltak, lefedve a teljes kart és az összes szakterületet. Ők nyilván az integrációért felelnek. Ezen felül voltak, a csapatvezetők, a szervezők és a főszervezők.
A gólyákat, a mentorokat és a csapatvezetőket szervezői feladat nem terheli. A csapatvezetők tartották fenn az információ áramlását a szervezőktől a mentorok és a csapat felé.
Szervezőnek majd a GT előtti nyáron lehet jelentkezni –ők inkább a megvalósítást segítik. Dekorálnak, étkeztetnek, pakolnak, állomást tartanak. Szóval ők a tervezésben kevésbé vannak jelen.
Akik a tervezést végzik, azok a főszervezők. Az Önkormányzat adta struktúra általában körvonalazza, hogy kik ezek a szervezők. Tavaly öten voltunk a főszervezői csapatban: az Önkormányzat elnöke volt (Gombás András), az elnökhelyettes (Novák Zsófia), a mentorkoordinátor (akkoriban még ezt a szerepkört töltöttem be), a gazdasági referens (Nováki Lóránt), illetve Rab Fanni szállt be, aki már várhatóan az idei ciklus elnökhelyettesi pozíciójára tervezett jelentkezni. Velük terveztük ezt az egészet megvalósítani. A küldöttgyűlés támogatta egyébként ezt a csapatot, lényegében egy meghatalmazással szerveztük ezt a tábort.
Gombás András volt, aki ezért az egészért felelt, ő volt a hallgatói felelős. De azt tudni kell, hogy mi ilyenekért nem vállalhatunk abszolút felelőséget. A dékán úr, Kacskovics Imre volt, aki a nevét adta mindenhez, és vállalta a kockázatot.
Ami a kommunikációt illeti, kicsit másabb volt, mint az előző években. Idén ugyanis abszolút a HÖK szervezte. Mi vettük fel a kapcsolatot a biztonságiakkal, az orvossal, mi kerestünk pszichológust, mi egyeztettünk a helyszínnel.
Előző években egy külön rendezvényszervező cég, az ELTE Szolgáltató Kft. volt a felelős mindezért. Ők figyelnek arra, hogy minden a lehető legjobban süljön el, minden szabályos és etikus legyen, minden olyan legyen, amit szeretnénk adni a hallgatóknak. Idén azonban teljesen kimaradt egy olyan cég, amely rendezvények szervezésével foglalkozik, ezért is tűnhetett kockázatosnak ez az esemény. A már említett 5 személyből álló csoport kapta meg azokat a feladatokat lényegében, amelyek egy teljes céget terheltek volna. És emögé állt be a dékán úr teljes bizalommal, és a nevét adta hozzá.
Ez a sok többlet feladat rengeteg idővel is járt. Ezzel az 5 fős csapattal a nyár alatt rendszerességgel összeültünk, általában a Zuzmóban, és több órás megbeszélések zajlottak. Mindig szó esett a kommunikációról, a beérkezett ajánlatokról, hogy ki mennyit haladt a feladataival, a mentorrendszerről, mindenki a saját feladatköréről számolt be. Közösen ötleteltünk. Itt érdemes megemlíteni, hogy a megvalósításért az adott főszervező felelt, de a tervezésbe mindig be voltak vonva a többiek is, és végül közösen döntöttünk minden kérdésről. Onnantól kezdve, hogy milyen színűek legyenek a csapatpólók, hogy ki jöjjön le fotózni, vagy hogy melyik csapatvezető melyik csapathoz kerüljön, minden ilyen lényegi döntést közösen okéztunk le. Persze, Andris volt a felelős főszervező, és a hallgatói részről ő vállalta ezekért a felelőséget.
R: Ha mostani fejjel szerveznél gólyatábort, mit tennél másképp?
A: Visszatekintve mindig van, amit lehetett volna jobban csinálni, bár ez a motívum szerintem minden csapatmunkában megjelenik.
Fontosnak tartom –személyes tapasztalatok alapján–, hogy a szervezői csapat nemcsak a közös projektek vonalán legyenek összefogva, hanem legyenek más kapcsolódási pontok is. Ugyanerre próbáltam törekedni a mentorrendszernél, és a Hallgatói Önkormányzaton belül is, hogy legyenek közös gondolatok és közös célok. Mindenképpen azzal kezdeném, hogy ezek meglegyenek, és utána rátérni a munkára.
Hogy a szervezésben miket csinálnánk másképp… Fontos, hogy az elvégzendő feladatok határidői be legyenek tartva, illetve az is számít, hogy nyomon követhetően csináljuk, és felelősségteljesen. Hogyha valami nem úgy alakul, akkor merjünk szólni a többieknek, és közösen tudjuk javítani a hibákat.
Mit kell tudatosabban csinálnunk kicsit? Próbáltunk arra figyelni, hogy érthetően, de közvetlenül beszéljünk a szervezőkkel, mentorokkal, csapatvezetőkkel. És itt mindig van, ami utólag kibukik, hogy nem volt elég részletes a tájékoztatás, nem volt tiszta a megbeszélésen elhangzott információ. Ezt szerintem egy fokkal tudatosabban kell csinálni, de ez minden területre elmondható.
R: Mivel volt több az idei GT, mint az eddigiek?
A: A rendezvényszervezői szerepkörök megújulása nagyobb kreatív szabadságot engedett meg, sokkal inkább testre tudtuk szabni a különböző elemeket.
A gazdasági aspektust tekintve, lévén, hogy a főszervezők egy forintot sem kaptak ezért, kvázi a költségvetést sem terhelte ilyen kiadás, ezért jóval olcsóbban tudtuk ezt megszervezni.
A gólyajegyek 35 000 Ft-ba kerültek, a szervezői meg a mentorjegyek 25 000 Ft-ba, ami jóval a piaci áron alul voltak. A Kar a költségek egy részét vállalta, és ez is hozzátett ahhoz, hogy ezt jobb áron tudjuk összehozni.
Nekem ez volt az 5. gólyaeseményem (ebből 4 tábor, 1 pedig orientációs napok). Van ezeknek egy TTK-s szellemisége, nagyrészben hála a mentorrendszernek. Ezt minden évben szeretnénk is hozni, hogy biztosítsuk azt a befogadó, de közben egy nyílt közösséget, hogy az egyetemre érkező emberek tudjanak kibontakozni. Ezt igyekszünk garantálni: a programok is hasonlóak minden évben.
Az első nap inkább a csapaton belül zajlik az ismerkedés, hogy a csapattagok találjanak valami közöset, amit utána elő tudnak adni, legyen közös indulójuk, zászlójuk, előadásuk. Csak utána kezdünk el foglalkozni szórakoztatóbb elemekkel, mint például az állomásos túra. Az egész gólyatábor alapja ez lenne. Egyesek sérelmezhetik azt, hogy nem az itatásról szól vagy kevés az alkohol, megvan a lehetősége mindenkinek a felelőségteljes alkoholfogyasztásra. De nálunk ez sosem lesz kötelező, és soha nem is volt.
Hogyha mindez azzal társul, hogy szabadabban tudjuk szervezni, hogy gazdaságilag szabadabban tudjuk ezt szervezni, azt nyilván a jegyárakban is meglátszódik. Még többen tudnak jönni, még nyitottabb lehet ez az egész rendezvény. Ugyanakkor a Hallgatói Önkormányzatnak is jó az, ha kevesebb kerül ki abból a kasszából, amelyből kiegészíthetjük a hallgatói ösztöndíjakat.
R: Mi volt a véleménye másoknak? Mi volt a feedback?
A: Összességében pozitívak voltak a visszajelzések. Mentorként eléggé fárasztó, de hatalmas élmény. Csapatvezetőként kicsit más, de nekik kicsit jobban megvan a mozgásterük, hogy kicsit magukban legyenek,
Szervezői oldalról csak pozitív visszajelzéseket kaptunk, és nagyon sok embert várunk vissza jövőre is, aki szeretne részt venni a szervezésben.
De a gólyaoldal az egyik legmérvadóbb. Ezzel a céllal szerveztünk is egy kiértékelő eseményt, ahova többnyire mentorok jöttek, ugyanakkor elérhető volt egy kiértékelő űrlap, melyet közel 100 résztvevő töltött ki. Ezek alapján vannak olyan területek, melyek alulmaradtak egy kicsit a többihez képest. Például a szállás: a kiadott szobák nem voltak a legmodernebbek, ez a költségvetéssel jár.
Illetve az utazás kivitelezésén lehet még javítani. Buszt csak odafele tudtunk biztosítani, azonban a hazautazás nem volt megfelelően kivitelezve, nem volt lehetőségünk kellően megoldani. Ez jövőre tekintettel megfontolandó, és támaszkodnunk kell ezekre a visszajelzésekre.
R: Mi kell ahhoz, hogy valaki jó szervező legyen?
A: Az kell, hogy az illető lelkiismeretesen és tudatosan álljon a feladatköréhez. Ennyi kell. Vagyis tudja, hogy mit szeretne elérni. Legyenek ötletei, legyenek konkrét céljai és lássa, hogy miként tudja ezt megvalósítani. Természetesen ezt az egészet egy csapatban fogja csinálni, tehát legyen képes emberekkel együtt dolgozni. Egyedül nem lehet.
R: Miről is szól a gólyatábor?
A: Egy szóval: integráció. A közösségbe, az egyetemi struktúrába, a tanulmányokba. Mind-mind külön szempont. Azért vannak ott a mentorok is, hogy ezt segítsék, meg azért szervezünk egy ekkora szabású rendezvényt, hogy ennek táptalajt adjunk.
R: Miért éri meg bárkinek részt venni a HÖK-ben vagy jelentkezni bármilyen esemény szervezői csapatához?
A: Azért gondolom azt, hogy megéri mentornak, képviselőnek, gólyatábor-szervezőnek vagy 5vös5 szervezőnek jelentkezni, bármilyen kis plusz feladat, mert ezek olyan helyzetekbe állítják az embert, amilyeneket gimiben nem tapasztaltalhatott meg. Amikor munkavállalók lesznek, hasonló, váratlan helyzetekben sokszor helyt kell majd állniuk. Magamon érzem azt nagyon, hogy sok hasznos tapasztalatot szereztem a mentorság alatt is, de utána amikor más feladatot vállaltam, hétről hétre kerülök új helyzetekbe, és így hosszú távon visszatekintve ezért érte meg nekem nagyon, mert nagyon sok mindenben fejlődtem emberileg. És egy jó belépés erre a mentorság vagy amikor szervezőnek jelentkeznek. Vagy ha valakinek vannak nagyobb szabású tervei, érdemes lehet tisztségviselőnek jelentkezni a tavaszi félévben a következő ciklusra.
R: Mit üzennél a gólyáknak?
A: Én azt üzenem nekik, hogy merjenek kipróbálni új dolgokat, ha egy kicsi indíttatást is éreznek. Merjenek jelentkezni mentornak vagy képviselőnek, tisztségviselőnek, vagy akár gólyatábor-szervezőnek. Hagyják kibontakozni azt a kis ötletcsírát a fejükben, és próbálják ki magukat új környezetben.
Szerző: Krecht Hanna Regina