2. fejezet

A korábban ígértekhez híven a mostani cikkben két ösztöndíjtípussal kívánok foglalkozni: először a rendkívüli szociális támogatással, majd az egyszeri kulturális ösztöndíjjal. Milyen utat járnak be ezek, mielőtt elérkezik hozzátok a kifizetés? Októberben már megismerhettétek nagy vonalakban, hogy mi zajlik a háttérben a rendszeres szociális támogatásnál, ám a mostani esetekben jelentős eltérés van ahhoz képest, melyet legfőképpen ezeknek a típusoknak az „egyszerisége” okoz. Mindemellett ezek sokkal egyszerűbb életutat futnak be a kifizetésig.

Pályázás előtti időszak teendői és az ösztöndíjakkal foglalkozó Bizottságok

Nem tér el különösebben ez a rész a rendszeres szoctám részletezése közben kifejtettekhez képest, főleg, mivel a rendkívüli szociális ösztöndíjat is az EHSZÖB fogadja el. Az egyszeri kulturális ösztöndíjat ezzel szemben a TTK KÖB írja ki. Felmerülhet bennetek a kérdés, hogy mégis mi az EHSZÖB és mi a KÖB, illetve kik is alkotják. Az EHSZÖB az Egyetemi Hallgatói Szociális és Ösztöndíjbizottság, melynek összesen 20 tagja van: 10 hallgatói (8 kari képviselő, az EHÖK szociális alelnöke, valamint 1 doktorandusz delegált) és 10 közalkalmazotti. Az összegyetemi ösztöndíjakkal ez a Bizottság foglalkozik, így példádul a rendszeres szociális támogatással, a rendkívüli szociális támogatással, a párhuzamos képzés kompenzációja ösztöndíjjal, stb. A KÖB a kisebb, karok alá tartozó ösztöndíjakkal foglalkozik, és minden karnak megvan a maga Bizottsága, amely karonként máshogyan épül fel, azonban az azonos szabály, hogy mindig ugyanannyi hallgatói és közalkalmazotti tagból áll. A TTK KÖB 6 tagot foglal magába, a 3 hallgatói hely közül egyre a DÖK delegál, kettőre a TTK HÖK. A TTK KÖB hozza meg arról a döntést minden félév elején, hogy a hallgatók hány százaléka részesüljön tanulmányi ösztöndíjban (ez jelenleg több félév óta 33%) és ez a Bizottság írja ki az ún. ISZTK keret alá eső ösztöndíjakat, mint például a továbbiakban fejtegetett kulturális ösztöndíj, illetve dönt az ezekre beérkező pályázatokról.

Egy rendkívüli szociális támogatás kérvény életútja a leadástól

  1. fázis: A kérvény beadása

Ez a fázis sem tér el jelentősen a rendszeres szoctámhoz képest, ugyanúgy az osztondij.elte.hu honlapon található meg a kiírás és ugyancsak a Neptunban (Ügyintézés – Kérvények fül alatt) történik a pályázás is. Ami érdekes lehet, hogy a pályázat két része közül az egyik kiváltható, amennyiben az adott félévben a pályázó adott le rendszeres szociális támogatásra pályázatot – ha ezzel a lehetőséggel él a leadó, akkor nem kell a rendkívüli szociális támogatásnál ismételten minden szociális körülményt leigazolnia. Ha viszont nem adott le az illető rendszeres szoctámot, akkor sincsen semmi gond, hiszen a rendkívüli leadásakor is tud mindent igazolni, hozzá tudja adni a szükséges személyeket a kérvényhez. Ezenfelül a pályázat másik része a rendkívüli körülmény leírása és igazolása – pl., egy pozitív példát nézve, valakinek született egy kistestvére, bejelöli ezt a kategóriát és igazolja a kicsi születési anyakönyvi kivonatával, majd a leíráshoz bekerül az, hogy a testvére születése miatt nyújtja be pályázatot. Ami nagyon fontos, hogy a pályázás leadása és a rendkívüli szociális körülmény bekövetkezése között maximum 90 nap telhet el.

  1. fázis: Az első bírálás

Az első bírálás a havi leadás után történik meg és minden esetben a kari szociális tisztségviselő végzi el, a TTK esetében az ösztöndíjakért felelős referens. Ekkor egy táblázatba vezeti a pályázat minden adatát és javaslatot tesz, hogy az elfogadásra, elutasításra vagy hiánypótlásra visszaküldésre kerüljön. Fontos, hogy nem küldheti vissza ekkor hiánypótlásra, csak azután, ha az EHSZÖB emellett dönt. Az elkészített előbírálatot továbbítani kell a megadott határidőig az EHÖK szociális alelnökének.

  1. fázis: Döntés

Az EHÖK szociális alelnöke az előbírálatot először az EHÖK SZÖB tagjaival vitatja meg, majd az így jóváhagyott előterjesztést továbbítja az EHSZÖB számára. Az EHSZÖB az ülésén ismételten megvitatja a beérkezett pályázatokat, majd arról, hogy a fent leírt három opció közül melyik mellett döntött, határozatot hoz. Az ekkor elfogadott pályázatok alapján készíti el a szociális alelnök az utalási listát.

  1. fázis: Kiértesítés és a hiánypótlás

A kiértesítéssel minden kar esetében ismételten a kari tisztségviselő foglalkozik az EHSZÖB döntését követően. Ekkor kerülnek vissza hiánypótlásra azok a kérvények, amelyeknél ez szükséges. Ezután a pályázónak van lehetősége pótolni a hiányzó dokumentumot vagy leírást, így a következő havi ülésén az EHSZÖB ismét tárgyalhatja az adott pályázatot, amennyiben az ismételten leadásra kerül – ekkor a fázisok ismét elölről kezdődnek.

Egy egyszeri kulturális ösztöndíj kérvény életútja a leadástól

  1. fázis: A kérvény beadása

A pályázás ismételten a Neptun – Ügyintézés – Kérvények fül alatt történik – magában a kérvényben is megtalálható a kiírás, amely minden lényeges információt tartalmaz a pályázásról, többek között a havi leadási határidőt. A legfontosabb az, hogy az utolsó leadási határidőn belül megtörténjen a pályázás, de mivel ez egybeesik a hiánypótlással is, így hiány esetén már nem küldhető vissza javításra a kérvény, tehát jobb a határidő előtt leadni azt. Ezenfelül csak értelemszerűen kell kitölteni a felületet, ügyelve a megfelelő dokumentum csatolására.

  1. fázis: Az első bírálás

A leadott kérvényeket a KÖB által felkért bíráló tekinti át és szükség esetén azonnal visszaküldi hiánypótlásra, így akár még adott hónap határidejét figyelembe véve is lehet hiánypótolni. Az általa elkészített előbírálatot az adott havi KÖB ülés előtt elküldi az ösztöndíjakért felelős referensnek, aki továbbítja ezt a KÖB tagjai számára.

  1. fázis: Döntés

Havonta egyszer ülésezik a TTK KÖB, amely az előbírálást megvitatja, majd döntést hoz a beérkezett kérvényekről.

  1. fázis: Kiértesítés és az utalási lista

A kiértesítéssel az ösztöndíjakért felelős referens foglalkozik, de emellett ő felel azért is, hogy az utalási listák idejében elkészüljenek. Minden hónapban megvan az adott határidő, amikorra az elkészült listáknak már aláírva meg kell érkezniük a HPO (Hallgatói Pénzügyek Osztálya) részére, így az ülés utáni legfontosabb feladat ezeket elkészíteni. A határidő meglepően korainak tűnik egy kívülálló szemszögéből (pl. a novemberi kifizetések tekintetében október 20. napja volt a beküldés ideje), de a HPO munkatársainak is időbe telik feldolgozni a listákat. Az is lényeges, hogy a listák aláírására is időt kell hagyni, így a beküldés előtt 4-5 munkanappal már kész kell legyenek. Maga a listakészítés egy összetett feladat, hiszen ha nem megfelelő benne akárcsak egyetlen kód (pl. egy neptunkód vagy egy képzési kód), akkor nem adható le, ezért fontos körültekintően eljárni és ellenőrizni. Emellett vannak megújulások, így fontos folyamatosan tisztában lenni a változásokkal – ebben a félévben például már vadonatúj listalapokkal szükséges dolgozni, melyek csak részben hasonlítanak a korábban használtakhoz. Amennyiben a listákkal minden rendben van, megtörténhet a hallgatók kiértesítése is, mely technikai okokból most kettős: egyrészről megtörténik a státuszváltozás a Neptunban, másrészről emailben megérkezik hozzájuk a KÖB határozata.

Mindez a folyamat magyarázhatja számotokra, hogy miért is van olyan hamar az adott hónapokban a kérvény leadási határidő: miután az adott kérvényt leadjátok, elbírálásra kerül, akkor még szükséges egy ülést tartani, melyen a felelős Bizottság határozatot hozhat róla és ezután jöhet csak az utalási lista elkészítése, innentől kezdve pedig még több hét, mire hozzátok elér az ösztöndíj.

Köszönöm, hogy ismét elolvastad a leírtakat és remélem hasznodra volt! Amennyiben felmerült bármilyen kérdés, fordulj hozzám nyugodtan emailben (osztondij()ttkhok.elte.hu) vagy személyesen a fogadóórámban!

Dohány-Juhos Nikolett
Ösztöndíjakért felelős referens